Un séminaire réussi rassemble, clarifie un cap et laisse un souvenir commun. Il laisse aussi, bien souvent, des billets d’avion, des buffets à moitié consommés et des cartons de goodies inutilisés. À l’heure où les entreprises publient des bilans carbone et affichent des engagements RSE, cette contradiction devient difficile à assumer devant les équipes.
Organiser un événement plus responsable ne signifie pas renoncer à la convivialité. Cela suppose de se poser les bonnes questions dans le bon ordre. Voici sept leviers, classés du plus structurant au plus accessoire.
1. La destination et le transport
C’est de loin le premier poste d’émissions d’un événement. Choisir un lieu accessible en train pour la majorité des participants a plus d’effet que toutes les autres décisions réunies. Avant de rêver d’un cadre dépaysant, regardez la carte : où vivent vos collaborateurs, et quelle gare les réunit en moins de trois heures ?
2. Le lieu d’accueil
Tous les lieux ne se valent pas. Un tiers-lieu associatif, une ferme urbaine ou un établissement géré par une structure de l’économie sociale et solidaire donne une cohérence immédiate à l’événement : la location de la salle finance directement un projet d’intérêt général. Interrogez aussi le lieu sur sa gestion de l’énergie, de l’eau et des déchets.
3. La restauration
Un traiteur responsable travaille des produits de saison, locaux, avec une part végétale assumée, et sert dans de la vaisselle réutilisable. Certains emploient des personnes en insertion. Demandez des quantités ajustées plutôt qu’un buffet pléthorique, et prévoyez à l’avance ce que deviendront les surplus : don à une association ou contenants pour que chacun reparte avec une portion.
4. Le programme d’activités
C’est ici que l’événement peut passer de « moins impactant » à « réellement utile ». Remplacer l’activité de loisir par une action menée avec une association (cuisine pour l’aide alimentaire, chantier nature, fabrication d’objets pour des bénéficiaires) transforme le temps de cohésion en contribution concrète. L’équipe y gagne un récit commun autrement plus marquant.
5. Les supports et les cadeaux
Kakémonos datés, badges plastifiés, tote bags, gourdes logotypées : la plupart de ces objets ont une durée de vie de quelques heures. Privilégiez une signalétique réutilisable d’une année sur l’autre et, si un cadeau s’impose, quelque chose de consommable ou de fabriqué pendant l’événement.
6. L’inclusion
La responsabilité ne se limite pas à l’environnement. Un séminaire responsable est accessible aux personnes en situation de handicap, tient compte des contraintes familiales dans le choix des horaires, propose des activités auxquelles tout le monde peut participer quelle que soit sa condition physique, et ne fait pas de l’alcool le centre de la soirée.
7. La mesure et le récit
Ce qui n’est pas mesuré ne progresse pas. Quelques indicateurs suffisent : part des trajets effectués en train, quantité de déchets, nombre de repas ou d’objets produits pour une association, heures consacrées à une cause. Partagez-les après l’événement : c’est ce qui donne de la crédibilité à la démarche et fournit un point de comparaison pour l’année suivante.
Se faire accompagner
Activer ces sept leviers en même temps demande un carnet d’adresses que peu d’entreprises possèdent en interne : lieux engagés, traiteurs, associations prêtes à accueillir un groupe. Passer par une agence événementiel responsable permet de gagner du temps et d’éviter les fausses bonnes idées.
C’est le positionnement de Lutila, qui conçoit des séminaires RSE sur mesure pour des groupes de 10 à 300 personnes. L’agence s’appuie sur plus de soixante partenaires engagés et organise la journée de A à Z dans un lieu partenaire : plénières et ateliers de travail de l’entreprise, traiteur responsable et activité solidaire au profit d’une association. L’entreprise garde la main sur ses contenus ; le reste est pris en charge.
Éviter l’écueil du vernis vert
Dernier point de vigilance : la sincérité. Un séminaire présenté comme responsable mais organisé à deux heures d’avion, ou une action associative réduite à une photo de groupe, se retourne vite contre l’entreprise. Mieux vaut annoncer modestement deux ou trois choix assumés, expliquer ce qui n’a pas pu être fait cette année, et progresser d’une édition à l’autre. Les collaborateurs savent faire la différence entre une démarche et un affichage.